Административные задачи (45)
1. Организация и координация удаленных встреч.
2. Ведение списка контактной информации внешних партнеров.
3. Организация доставки документов между офисами или партнерами.
4. Подготовка инструкций для новых сотрудников по административным вопросам.
5. Управление офисными договорами (аренда, сервисное обслуживание).
6. Обновление корпоративных документов и процедур.
7. Контроль за соблюдением сроков по административным проектам.
8. Организация видеоконференций с участием нескольких отделов.
9. Координация поездок и встреч руководства с клиентами.
10. Составление плана регулярных внутренних совещаний.
11. Ведение архива договоров и соглашений с подрядчиками.
12. Поддержка работы с подрядчиками по ремонту и техническому обслуживанию офиса.
13. Контроль за исполнением договорных обязательств подрядчиков.
14. Ведение системы отчетов по административным расходам.
15. Составление списка важных дат и событий для компании.
16. Обновление и контроль за актуальностью корпоративных лицензий.
17. Организация закупки офисного оборудования.
18. Ведение чек-листов по административным задачам для офиса.
19. Подготовка и согласование графиков работы офисного персонала.
20. Контроль за сроками выполнения задач других отделов.
21. Ведение отчетов по выполнению задач подрядчиков.
22. Координация работы с сервисными службами (уборка, техническое обслуживание).
23. Организация мероприятий по улучшению офисного пространства.
24. Подготовка списка задач для административных ассистентов.
25. Обновление списка внутренних контактов сотрудников.
26. Ведение базы данных юридической и административной документации.
27. Подготовка документов для внешних аудитов.
28. Контроль за выполнением санитарных норм и стандартов в офисе.
29. Составление ежемесячных отчетов по административным задачам.
30. Организация процедур по обеспечению безопасности в офисе.
31. Поддержка в разработке новых корпоративных административных политик.
32. Организация внутренних тренингов по административным вопросам.
33. Контроль за соблюдением процедур при заключении контрактов с подрядчиками.
34. Обеспечение доступа сотрудников к необходимым документам и ресурсам.
35. Составление и обновление списка контактов для экстренных случаев.
36. Координация работы административного персонала с другими отделами.
37. Организация обучения сотрудников по административным процессам.
38. Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции.
39. Подготовка планов действий в случае непредвиденных ситуаций.
40. Поддержка работы с внешними юристами по административным вопросам.
41. Организация встреч и конференций с внешними подрядчиками.
42. Ведение корпоративного календаря для всей компании.
43. Составление планов по улучшению административных процессов.
44. Поддержка в организации обновления оборудования и инфраструктуры.
45. Ведение внутренних FAQ и гайдлайнов по административным вопросам.